Author(s): Carvalho, Paula Alexandra Vicente,1975-
Date: 2010
Persistent ID: http://hdl.handle.net/10451/3662
Origin: Repositório da Universidade de Lisboa
Subject(s): Portugal. Instituto do Cinema e Audovisual; Fundos arquivísticos; Arquivística; Gestão de documentos; Teses de mestrado - 2011
Relatório de estágio de mestrado, Ciências da Documentação e Informação na variante de Arquivo, Universidade de Lisboa, Faculdade de Letras, 2011
O Instituto do Cinema e Audiovisual, I.P., que adiante passarei a designar por ICA, I.P., sentiu necessidade de proceder à alteração da portaria que definia o seu Regulamento Arquivístico, a portaria nº 1174/2005, de 21 de Novembro, e, consequentemente, da sua Tabela de Selecção. Esta necessidade adveio da reestruturação que o dito instituto sofreu e da definição de novas políticas de gestão documental implementadas pelo mesmo no sentido de agilizar processos e actualizá-los, fazendo assim face à emergência de documentos electrónicos e à alteração de procedimentos que, cada vez mais, se efectuam, também, por via electrónica. Para proceder à alteração da dita portaria, o ICA, I.P recorreu à Direcção Geral de Arquivos, que adiante passarei a designar por DGARQ, solicitando parecer e orientações para a realização deste projecto. A DGARQ, órgão que coordena o sistema nacional de arquivos, no cumprimento daquelas que são as suas atribuições, respondendo à solicitação do ICA, I.P, propôs-me a realização do referido projecto. Do mesmo pretende-se a reavaliação da documentação arquivística do ICA, I.P., de onde resultará a reformulação de um novo instrumento, a Tabela de Selecção, que pretende reflectir de forma fidedigna a realidade da instituição à qual se aplica trazendo, por conseguinte, mais-valias na gestão que resultarão no melhor desempenho de todas as actividades internas e externas ao Instituto. O desenvolvimento deste projecto conta não apenas com as indicações da DGARQ mas, também com a aplicação de toda a conceptualização teórica apreendida quer ao longo do mestrado, quer através de consulta bibliográfica relevante para a realização do mesmo. Abordar-se-á a metodologia utilizada no desenvolvimento do trabalho, apresentar-se-ão conceitos e teorias que ao mesmo serviram de fundamento teórico, acompanhados por uma reflexão que pretende evidenciar os problemas da nem sempre fácil passagem da teoria à prática, do conhecimento à partilha do mesmo, do relacionamento directo com os intervenientes principais – pessoas que directa ou indirectamente se relacionam com a instituição para a qual e a bem da qual trabalhamos. 5 Deste modo, o presente relatório desenvolver-se-á em dois momentos: o da formulação e apresentação do contexto teórico que serviu de base à avaliação; e o da passagem da teoria à prática, com a reformulação da Tabela de Selecção. Sendo que, a soma dos dois momentos resulta no presente relatório e no instrumento que me coube elaborar: a Tabela de Selecção do ICA, I.P.
ABSTRACT The Audiovisual and Cinema Institute, that I will from now on name ICA, I.P., has felt the need to change the ordinance that defined its Archival Regulation, the ordinance 1174/2005 and, consequently, its Disposal Schedule. This was necessary due to the restructure that the Institute had to undergo and also due to the new policies for document management implemented with the purpose of streamlining and updating procedures in order to meet the emergence of electronic documents. Also because of the alteration of procedures that are now, more than ever, made electronically. In order to change the Ordinance the ICA, I.P. appealed to the General Direction of Archives, that I will from now on name DGARQ, asking for judgment and orientation for this project. The DGARQ, institution that organizes the national archive system, while performing their duties and responding to the ICA, I.P. request, propose me this project in which the ICA’s archival documentation is reappraised and results in the reformulation of a new instrument, the Disposal Schedule. The ensuing document will reliably reflect the reality of the institution that created it, demonstrating this way the management benefits which will lead to a better performance, be it in internal or external activities. This project development has not only DGARQ directions but also benefits from the application of theoretical concepts learned throughout my masters and through bibliographic research on the subject. The methodology used in developing the project will be approached; concepts and theories that served as theoretical foundation as well as a personal reflection that will pinpoint problems that are difficult to transition from theory to practice will be presented, and the direct relationship with the main participants – people that work direct or indirectly with the institution will be discussed. The report will be divided into two parts: the formulation and presentation of the theoretical context that was used as basis for the appraisal, and the transition from theory to practice, with the reformulation of the Disposal Schedule. The sum of the two parts consists in the present report and on the following instrument that I was charged of preparing: the ICA, I.P. Disposal Schedule.
