Use of Information Systems in the process of elaboration of work scales, a real case

• Author(s): Castro, Sara
• Date: 2018
• Origin: Conferência - Investigação e Intervenção em Recursos Humanos
• Document Type: Journal article
• Language: Portuguese

Description

The process of elaborating scales of work in retail companies presents several challenges: guarantee the coverage of service, service and operation needs in situations of high activity dynamics (variation over time, period of the day, week day, weeks) ; strict management of different types of work contracts of different workloads and other obligations to guarantee all legal precepts and company rules; maintain a consistency of practices throughout the organization in a naturally distributed environment (shops in different locations and sometimes under different trade union rules). In short, the process itself is complex, demanding in terms of rigor and focuses on a significant cost element in the retail business (personnel costs). The use of information systems to support this reality is therefore a solution that is presented as adequate, although the reality in many companies in the sector is to support this process in a manual way which exposes them to risks of legality, waste of resources or problems with levels of customer service. The mere use of information systems is not enough in itself, the implementation process must be accompanied by a reflection on the organization and attending to the usual concerns that arise in the affected people when addressing this topic. This article addresses how information systems can be used to respond to identified challenges, the approach taken in such projects, and the resulting potential benefits to the retailer. Instanced in a real case, retailer in the area of electro / electronics with a population of more than 1,000 employees in store, the process will be described from the moment of identification of the need until the full adoption of the instruments of support and verification of benefits by the new process implemented.

O processo de elaboração de escalas de trabalho em empresas de retalho apresenta vários desafios: garantir o cobrimento das necessidades de atendimento, serviço e operação em situações de elevada dinâmica de atividade (variação ao longo do tempo, período do dia, dia semana, semanas); gestão rigorosa de diferentes tipos de contratos de trabalho de diferentes cargas de trabalho e outras obrigações para garantia de todos os preceitos legais e regras da empresa; manter uma consistência de práticas em toda a organização num ambiente naturalmente distribuído (lojas em diferentes locais e por vezes sob alçada de diferentes regras sindicais). Em resumo o processo é em si complexo, exigente em termos de rigor e incide sobre uma rúbrica de custo significativa nos negócios de retalho (custos com pessoal). A utilização de sistemas de informação para suportar esta realidade é por isso uma solução que se apresenta como adequada pese que a realidade em muitas empresas do sector é a de realizarem o suporte a este processo de forma manual o que as expõe a riscos de legalidade, desperdício de recursos ou problemas com níveis de serviço ao cliente. A mera utilização de sistemas de informação não é por si suficiente, o processo de implementação deve ser acompanhado de uma reflexão sobre a organização e atender às habituais preocupações que surgem nas pessoas afetadas quando se aborda este tema. Este artigo, aborda como os sistemas de informação podem ser usados para responder aos desafios identificados, a abordagem seguida em projetos desta natureza e os benefícios potenciais resultantes para o retalhista. Instanciado num caso real, retalhista na área de electro/eletrónica com uma população de mais de 1.000 colaboradores em loja, será descrita o processo desde o momento da identificação da necessidade até à plena adoção dos instrumentos de suporte e verificação dos benefícios pelo novo processo implementado.