Circuitos Documentais e Gestão Documental: a necessidade de boas práticas arquivísticas

• Author(s): Lopes, Ana Maria Sanches
• Date: 2016
• Persistent ID: http://hdl.handle.net/10400.6/5794
• Origin: uBibliorum
• Subject(s): Arquivista; Gestão Documental; Modernização Administrativa; Domínio/Área Científica::Humanidades::Línguas e Literaturas
• Document Type: Master thesis
• Language: Portuguese
• Advisor(s): Pereira, António dos Santos
• Contributor(s): uBibliorum

Description

Em Portugal, continua observável pouca reflexão sobre a importância da área de Gestão Documental. A falta de sensibilidade, agregada à falta de especialização, faz com que não haja condições para a existência de aliados para um normal e devido funcionamento. Desde sempre, a Gestão Documental teve um papel importantíssimo, mas cada vez mais se torna imperativo refletir, motivar e qualificar colaboradores, aperfeiçoar sistemas de qualidade, rendibilizar os recursos humanos e materiais. Com efeito, para haver um Plano da Modernização Administrativa, nomeadamente na simplificação e na normalização de procedimentos de trabalho, o arquivista ou o trabalhador que tenha a responsabilidade de tal tarefa deve ter presente que esta vasta área, transversal nos sistemas de arquivo das Organizações, é tarefa árdua e complexa, mas compensatória para quem a realiza. Atualmente, e depois deste trabalho de pesquisa, verificou-se alguma discrepância entre diferentes organismos públicos no que diz respeito aos diversos tipos de arquivo. Uns arquivos são descentralizados, ou seja cada unidade orgânica tem o seu arquivo. Outros Organismos têm arquivo centralizado, ou seja os documentos são recebidos só por um único órgão. Existem também os Arquivos dirigidos, que são a fusão dos dois sistemas.

En Portugal, todavia no se reflexiona mucho sobre la importância que debe darse ao área de Gestión Documental. La falta de sensibilidade unido a la falta de especialización en este campo, dan como resultado que no existan condiciones para crear recursos y tener um normal funcionamento. Desde sempre, la Gestión Documental tuvo un papel importantíssimo, y cada vez más se hace necessário pensar en motivar y cualificar colaboradores, perfeccionar sistemas de calidad, rentabilizar los recursos humanos y materiales. De hecho, para hacer un Plan de Modernización Administrativa, como es la simplificación y normalización del procedimento en el trabajo, el archivero o trabajador que tenga la responsabilidade de esta tarea, debe tener presente que, en esta gran área, el reorganizar los sistemas de archivo de las Organizaciones es tarea árdua y compleja, pero también muy satisfactoria para quien la realiza. Actualmente y después de este trabajo de investigación, se han verificado algunas discrepâncias entre los diferentes Organismos Públicos, en lo que se refiere a los diversos tipos de archivo. Unos archivos son descentralizados, o sea, cada Unidad Orgánica tiene su próprio Archivo. Otros Organismos tienen archivos centralizados, es decir, los documentos sólo san recebidos en un único Órgano. Y existem, también los Archivos dirigidos, que son los que fusionan los dos sistemas.