Programa Erasmus + Projeto de Organização e Avaliação do Sistema de Informação do Departamento Financeiro da Univ. Mindelo, Cabo Verde

• Author(s): Correia, Adelino ; Silva, Beatriz ; Santos, Mariana ; Oliveira, Rafael ; Parada, Rúben
• Date: 2025
• Origin: Cadernos Pedagógicos
• Subject(s): Erasmus; Departamento Financeiro; Recenseamento; Organização; Avaliação
• Document Type: Journal article
• Language: Portuguese

Description

No âmbito do Programa Erasmus + estamos, 5 estudantes do 3º ano da LCTDI, a realizar um estágio extracurricular, na Universidade do Mindelo na Ilha de São Vicente, Cabo Verde, no período de 28 de setembro até dia 19 de janeiro de 2024. Este consiste, num projeto de organização e avaliação da documentação existente no Departamento Financeiro da Instituição, que compreende os seguintes objetivos: criar uma proposta de um plano de classificação adaptado ao arquivo em questão; conceber uma sugestão de uma tabela de seleção, com os respetivos anexos (guia de remessa e auto de eliminação); ordenar e arrumar devidamente as unidades de instalação (capas) no arquivo definitivo da Universidade, localizado nos escritórios inferiores; e, por fim, apresentar uma moção de uma aplicação informática no que diz respeito à descrição arquivística da informação produzida e recebida pelo departamento referido. A abordagem adotada envolveu uma revisão literária acerca da organização e avaliação de arquivos, utilizando uma metodologia de natureza qualitativa. Assim, foi criada uma equipa de trabalho, constituída por 5 elementos, onde começamos por desenvolver um estudo orgânico funcional, que teve por base a análise dos estatutos referentes à constituição da Universidade, do mesmo modo, um diagnóstico do Manual para a Gestão de Documentos de Henriques (1998) e o de Avaliação de Documentação Acumulada de Póvoas (1999), do organograma e das funções do departamento em questão. Numa fase mais avançada, procedeu-se à realização de um guião de entrevista, que permitiu a recolha de mais informação no que diz respeito à produção da documentação por parte dos funcionários e funções realizadas por estes no departamento referido, entre outras. Este guião foi aplicado à responsável pelo setor. Em simultâneo, o recenseamento de 99 unidades de instalação, com as datas extremas correspondentes ao período de 2015 a 2021, da documentação que se encontrava nas capas, foi realizado através de uma tabela em Excel com os seguintes campos: cota provisória, título do processo, título atribuído, datas extremas, âmbito e conteúdo, suporte, processo relacionado (título), prazo de conservação administrativa (anos), data de aplicação, destino final, número de série, notas e menção de responsabilidade. Foram estabelecidas séries documentais, sendo identificados os critérios que orientaram a sua criação, os quais foram devidamente incorporados no plano de classificação orgânico funcional, fundamentando a denominação atribuída a cada série. A proposta de classificação desenvolvida foi posteriormente implementada nas unidades de instalação, utilizando-as como cotas, e organizada nas prateleiras seguindo uma ordenação específica para garantir um acesso eficiente e rápido às informações contidas nos documentos. No que se refere à criação da tabela de seleção foi necessário propor prazos de conservação e eliminação, de acordo com a atribuição de valor primário e secundário às séries constituídas anteriormente, tendo por base, igualmente, a análise da portaria do IPP. Finalmente analisou-se 3 aplicações informáticas de acordo com as normas ISO 30300, a ISO 16175, a ISO 23081 e a ISO 16175-3-2010, com o objetivo de ser proposta ao departamento para aquisição futura. Concluindo, após a estrutura e sistema utilizado, aguardamos resposta relativamente à proposta da Portaria a ser utilizada para a eliminação de documentos, no entanto, apresentamos um arquivo digno relativamente à prática da Gestão Documental.