Publicação
Integração de processos financeiros através de RPA: desenvolvimento numa empresa do setor hoteleiro
| Resumo: | Com a crescente necessidade das organizações em melhorar a eficiência operacional e reduzir o esforço manual em tarefas repetitivas, a Robotic Process Automation (RPA) tem vindo a afirmar-se como uma solução tecnológica estratégica. Este projeto incide sobre o esboço e desenvolvimento de uma solução RPA direcionada ao domínio financeiro e contabilístico de uma unidade hoteleira, com foco específico na automatização do processo de lançamentos contabilísticos no sistema ERP SAP a partir da folha salarial processada no sistema PHC. O trabalho seguiu a metodologia Design Science Research (DSR), passando pelas fases de identificação do problema, definição de objetivos, construção, demonstração, avaliação e comunicação. O resultado foi uma solução prática e eficaz que não só melhora a qualidade e consistência dos dados contabilísticos como também reforça o alinhamento entre os sistemas de informação da empresa. A solução foi desenvolvida utilizando o Microsoft Power Automate, recorrendo exclusivamente a funcionalidades do plano gratuito, o que exigiu um trabalho minucioso na adaptação das regras lógicas, condicionais e de integração entre dados. O fluxo automatizado é iniciado manualmente pelo contabilista, após este atualizar, no OneDrive, a tabela de PHC previamente formatada de acordo com os requisitos do Power Automate. Esta tabela contém a estrutura necessária para ser processada, ao contrário do ficheiro exportado diretamente do PHC que não cumpre as características exigidas para a automação. Após a atualização com os dados salariais do mês em causa, o contabilista executa o fluxo, o qual se inicia com a leitura da tabela do PHC. O cruzamento desta tabela com a tabela de conversão previamente preparada permite identificar os centros de custo e as contas do plano de contas SNC utilizadas no sistema SAP. A partir deste cruzamento, são gerados automaticamente registos formatados numa nova tabela Excel, prontos a serem importados para o SAP. Durante o processo, são aplicadas validações específicas para tratar exceções, garantir a integridade dos dados e assegurar que apenas rubricas relevantes são consideradas no lançamento contabilístico. Este projeto permitiu reduzir significativamente o tempo necessário para preparar os lançamentos e minimizar o risco de erro humano. O fluxo foi testado com dados reais e demonstrou ser uma solução fiável, precisa e facilmente replicável noutros contextos da organização. O desenvolvimento desta solução demonstrou o potencial do Microsoft Power Automate como ferramenta eficaz para a automatização de processos contabilísticos, mesmo em contextos empresariais que utilizam versões básicas ou gratuitas da plataforma. Para além da melhoria significativa da eficiência operacional e da redução de erros humanos, o projeto abre portas a outras eventuais futuras melhorias, como a integração direta com o ERP SAP ou a expansão da automação a outras áreas de processamento contabilístico e administrativo. |
|---|---|
| Autores principais: | Oliveira, Juliana Conceição |
| Assunto: | Automação Automação Robótica de Processos RPA Design Science Research DSR ERP Microsoft Power Automate PHC Processos Contabilísticos |
| Ano: | 2025 |
| País: | Portugal |
| Tipo de documento: | dissertação de mestrado |
| Tipo de acesso: | acesso aberto |
| Instituição associada: | Instituto Politécnico de Coimbra |
| Idioma: | português |
| Origem: | Instituto Politécnico de Coimbra |
| Resumo: | Com a crescente necessidade das organizações em melhorar a eficiência operacional e reduzir o esforço manual em tarefas repetitivas, a Robotic Process Automation (RPA) tem vindo a afirmar-se como uma solução tecnológica estratégica. Este projeto incide sobre o esboço e desenvolvimento de uma solução RPA direcionada ao domínio financeiro e contabilístico de uma unidade hoteleira, com foco específico na automatização do processo de lançamentos contabilísticos no sistema ERP SAP a partir da folha salarial processada no sistema PHC. O trabalho seguiu a metodologia Design Science Research (DSR), passando pelas fases de identificação do problema, definição de objetivos, construção, demonstração, avaliação e comunicação. O resultado foi uma solução prática e eficaz que não só melhora a qualidade e consistência dos dados contabilísticos como também reforça o alinhamento entre os sistemas de informação da empresa. A solução foi desenvolvida utilizando o Microsoft Power Automate, recorrendo exclusivamente a funcionalidades do plano gratuito, o que exigiu um trabalho minucioso na adaptação das regras lógicas, condicionais e de integração entre dados. O fluxo automatizado é iniciado manualmente pelo contabilista, após este atualizar, no OneDrive, a tabela de PHC previamente formatada de acordo com os requisitos do Power Automate. Esta tabela contém a estrutura necessária para ser processada, ao contrário do ficheiro exportado diretamente do PHC que não cumpre as características exigidas para a automação. Após a atualização com os dados salariais do mês em causa, o contabilista executa o fluxo, o qual se inicia com a leitura da tabela do PHC. O cruzamento desta tabela com a tabela de conversão previamente preparada permite identificar os centros de custo e as contas do plano de contas SNC utilizadas no sistema SAP. A partir deste cruzamento, são gerados automaticamente registos formatados numa nova tabela Excel, prontos a serem importados para o SAP. Durante o processo, são aplicadas validações específicas para tratar exceções, garantir a integridade dos dados e assegurar que apenas rubricas relevantes são consideradas no lançamento contabilístico. Este projeto permitiu reduzir significativamente o tempo necessário para preparar os lançamentos e minimizar o risco de erro humano. O fluxo foi testado com dados reais e demonstrou ser uma solução fiável, precisa e facilmente replicável noutros contextos da organização. O desenvolvimento desta solução demonstrou o potencial do Microsoft Power Automate como ferramenta eficaz para a automatização de processos contabilísticos, mesmo em contextos empresariais que utilizam versões básicas ou gratuitas da plataforma. Para além da melhoria significativa da eficiência operacional e da redução de erros humanos, o projeto abre portas a outras eventuais futuras melhorias, como a integração direta com o ERP SAP ou a expansão da automação a outras áreas de processamento contabilístico e administrativo. |
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